Quy định về thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội năm 2023
Hiện nay, có rất nhiều trường hợp của người dân khi người tham gia đóng bảo hiểm xã hội muốn nhận hoặc giải quyết các chế độ bảo hiểm thì họ phát hiện mình có hai hoặc nhiều hơn sổ bảo hiểm xã hội điều này đã dẫn đến việc phải thực hiện thủ tục gộp sổ. Khi công dân sở hữu nhiều hơn hai sổ bảo hiểm xã hội người lao động nói riêng và người dân nói chung sẽ không được giải quyết chế độ bảo hiểm theo đúng với quy định mà pháp luật đề ra. Chính vì thế, người lao động sẽ cần phải thực hiện thủ tục gộp các sổ bảo hiểm xã hội lại thành một sổ duy nhất theo đúng quy định của pháp luật nhà nước đặt ra hiện nay. Việc gộp sổ bảo hiểm xã hội nhằm giúp người lao động cập nhật được đầy đủ và chính xác thời gian tham gia bảo hiểm xã hội bên cạnh đó họ cũng không mất đi lợi ích của mình cũng như đáp ứng quy định của cơ quan về số lượng sổ bảo hiểm. Xin mời các bạn độc giả cùng tìm hiểu qua bài viết của Luật sư Bắc Ninh để hiểu và nắm rõ được những quy định về “Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội” nhanh chóng, trọn gói của chúng tôi, hy vọng có thể giúp các bạn độc giả hiểu sâu hơn về pháp luật.
Căn cứ pháp lý
- Quyết định 595/QĐ-BHXH
Khái niệm gộp sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ-BHXH quy định như sau:
“Điều 46. Cấp và quản lý sổ BHXH
4. Một người có từ 2 sổ BHXH trở lên ghi thời gian đóng BHXH không trùng nhau thì cơ quan BHXH thu hồi tất cả các sổ BHXH, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng BHXH, BHTN của các sổ BHXH vào sổ mới.”
Như vậy, về nguyên tắc và theo quy định của pháp luật thì mỗi người lao động chỉ được sở hữu duy nhất 01 sổ bảo hiểm xã hội.
Người lao động có 2 sổ bảo hiểm xã hội sẽ gặp khó khăn trong việc hưởng các chế độ BHXH. Do đó, cần phải làm thủ tục gộp các sổ BHXH thành 1 sổ duy nhất, điều này sẽ giúp cơ quan BHXH dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc quản lý và ghi nhận quá trình đóng, hưởng chế độ bảo hiểm xã hội của người lao động.
Mẫu tờ khai gộp sổ bảo hiểm xã hội
Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội
Quy trình gộp sổ bảo hiểm sẽ được thực hiện thông qua các bước sau đây:
Bước 1: Kiểm tra, rà soát những thông tin trên sổ bảo hiểm xã hội
Người lao động rà soát đối chiếu dữ liệu, thông tin liên quan đến quá trình tham gia bảo hiểm xã hội của người lao động ở các sổ như chức danh, mức lương, …; đối chiếu dữ liệu thông tin cá nhân như họ tên, ngày, tháng, năm sinh, giới tính…
Khi thực hiện kiểm tra, đối chiếu nội dung đã ghi trên các sổ bảo hiểm xã hội và cơ sở dữ liệu, có thể xảy ra 2 trường hợp:
+ Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên các sổ bảo hiểm xã hội không trùng nhau: Trong trường hợp thông tin sai phải tiến hành điều chỉnh và làm thủ tục gộp sổ, cấp lại sổ bảo hiểm xã hội mới. Thực hiện gộp quá trình đóng bảo hiểm xã hội của các sổ bảo hiểm xã hội trên cơ sở dữ liệu; hủy mã số sổ bảo hiểm xã hội đã gộp. Số sổ bảo hiểm xã hội hủy do gộp sổ bảo hiểm xã hội phải chuyển về Trung tâm Thông tin bảo hiểm xã hội Việt Nam tích hợp vào cơ sở dữ liệu chung để bảo hiểm xã hội tỉnh, bảo hiểm xã hội huyện tra cứu khi xác nhận và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Khi gộp sổ thì gộp tất cả dữ liệu đóng bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia bảo hiểm xã hội sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia bảo hiểm xã hội; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.
Nếu quá trình tham gia bảo hiểm xã hội đầu tiên được quản lý bằng số sổ tạm, hoặc sổ không được người lao động thừa nhận thì số sổ bảo hiểm xã hội liền kề sau đó là số sổ gốc.
– Trường hợp người lao động có sổ bảo hiểm xã hội đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.
+ Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội trên các sổ bảo hiểm xã hội trùng nhau: lập Quyết định hoàn trả (Mẫu C16-TS) để hoàn trả cho người lao động tiền đã đóng thừa. Cơ quan bảo hiểm xã hội thực hiện hoàn trả cho người lao động số tiền đơn vị và người lao động đã đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất và số tiền đã đóng vào quỹ Bảo hiểm thất nghiệp (bao gồm cả số tiền thuộc trách nhiệm đóng bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động), không bao gồm tiền lãi. Cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý nơi người lao động đang làm việc hoặc đang sinh sống thực hiện hoàn trả cho người lao động theo quy định. Khi gộp sổ thì giữ lại sổ có thời gian đóng trùng bảo hiểm xã hội theo thứ tự ưu tiên như sau:
– Sổ có thời gian đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh thành phố khác, nếu người lao động muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu người lao động liên hệ bảo hiểm xã hội tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;
– Sổ đang hưởng chế độ hưu trí;
– Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp;
– Sổ đã hưởng trợ cấp 1 lần nhưng còn bảo hiểm xã hội thất nghiệp chưa hưởng;
– Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn bảo hiểm xã hội 1 lần chưa hưởng;
– Sổ có thời gian tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp với mức lương cao hơn.
Bước 2: Làm hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội
Sau khi kiểm tra các thông tin ghi trên sổ chính xác thì người lao động hoặc doanh nghiệp/đơn vị thực hiện thủ tục gộp 2 sổ bảo hiểm xã hội hoặc nhiều sổ bao gồm:
– Mẫu TK1-TS (Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế).
– Tất cả các sổ bảo hiểm xã hội cần gộp
– Mẫu D01-TS (Bảng kê thông tin đối với doanh nghiệp) (nếu có):
– CMTND/CCCD, giấy khai sinh, trích lục khai sinh, …
– Công văn xác nhận điều chỉnh thông tin sai (nếu có);
– Đơn đề nghị cấp lại sổ bảo hiểm xã hội (đối với người lao động)
– Các giấy tờ khác có liên quan.
Bước 3: Nộp hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội
Nếu tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc người lao động cần liên hệ với doanh nghiệp, công ty nơi mình làm việc có đóng bảo hiểm xã hội để được hỗ trợ. Nếu tham gia BHXH tự nguyện người lao động trực tiếp liên hệ với cơ quan bảo hiểm xã hội nơi mình đang sinh sống hoặc làm việc để được hỗ trợ.
Trường hợp Người lao động nộp trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội thì có thể thực hiện các cách sau đây:
– Qua giao dịch điện tử: Người lao động đăng ký nhận mã xác thực và gửi hồ sơ điện tử đến Cổng Dịch vụ công của bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN (nếu đã đăng ký sử dụng dịch vụ I-VAN); trường hợp không chuyển hồ sơ giấy sang định dạng điện tử thì gửi hồ sơ giấy cho cơ quan bảo hiểm xã hội qua bưu chính;
– Qua Bưu chính;
– Nộp trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan bảo hiểm xã hội nơi quản lý hoặc nơi cư trú hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp quận/huyện;
Doanh nghiệp thực hiện nộp chung hồ sơ Điều chỉnh thông tin và Gộp sổ BHXH nếu thông tin cần điều chỉnh là Thông tin cá nhân hoặc Quá trình đóng tại đơn vị hiện tại. Nộp hồ sơ điều chỉnh trước trong trường hợp quá trình đóng cần điều chỉnh ở đơn vị cũ hoặc có quá trình tham gia BHXH, BHTN trùng nhau.
Bước 4: Cơ quan bảo hiểm xã hội tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH ngày 14 tháng 4 năm 2017: Cấp lại sổ bảo hiểm xã hội do gộp sổ bảo hiểm xã hội: không quá 10 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định. Trường hợp cần phải xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội ở tỉnh khác hoặc nhiều đơn vị nơi người lao động có thời gian làm việc thì không quá 45 ngày nhưng phải có văn bản thông báo cho người lao động biết.
Phí khi gộp sổ bảo hiểm xã hội
Các cơ quan chức năng tạo điều kiện cho người lao động được cấp lại sổ bảo hiểm khi gộp nhiều sổ bảo hiểm nhằm đảm bảo người lao động được hưởng những quyền lợi chính đáng của mình. Vì vậy theo quy định thì vấn đề gộp sổ bảo hiểm mà cấp lại thì không mất phí trừ lần phí đăng ký đầu tiên.
Mời các bạn xem thêm bài viết
- Quy định về thời hạn bảo hiểm tối thiểu đối với người lao động
- Quy định bảo hiểm thai sản được tính như thế nào
- Xuất hóa đơn hoàn phí bảo hiểm theo quy định chi tiết
Thông tin bài viết
Luật sư Bắc Ninh sẽ đại diện khách hàng để giải quyết các vụ việc có liên quan đến vấn đề “Thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội” hoặc các dịch vụ khác liên quan như là Gia hạn thời hạn sử dụng đất…. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý dày dặn kinh nghiệm, chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào. Hãy liên lạc với số hotline 0833.102.102 để được trao đổi chi tiết, xúc tiến công việc diễn ra nhanh chóng, bảo mật, uy tín.
- FB: www.facebook.com/luatsux
- Tiktok: https://www.tiktok.com/@luatsux
- Youtube: https://www.youtube.com/Luatsux
Câu hỏi thường gặp
Câu trả lời là Có.
Vẫn có thể gộp sổ bảo hiểm xã hội khác tỉnh nếu các sổ của người tham gia bảo hiểm xã hội không bị trùng lặp về thời gian đóng.
Một người có từ hai sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội, hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới.
Sau khi nộp hồ sơ lên Cơ quan Bảo hiểm Xã hội, người lao động sẽ được xét duyệt hồ sơ theo thời gian được pháp luật quy định. Vậy thời gian là bao lâu để được gộp sổ? Đây là câu hỏi của rất nhiều người lao động đang thực hiện các thủ tục và đang có ý định gộp sổ bảo hiểm xã hội. Căn cứ vào Luật bảo hiểm xã hội, việc gộp sổ được quy định thời gian như sau:
Tối đa 10 ngày: Cơ quan Bảo hiểm Xã hội phải có trách nhiệm giải quyết hồ sơ cho người lao động kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.
Tối đa 45 ngày: Đối với trường hợp cần xác minh quá trình đóng bảo hiểm xã hội tại các tỉnh hoặc tại các đơn vị khác.
Hiện nay, để tra cứu số Sổ BHXH, người dùng có thể truy cập vào đường link:
https://baohiemxahoi.gov.vn/tracuu/Pages/tra-cuu-ho-gia-dinh.aspx
Người lao động nhập đầy đủ, chính xác thông tin rồi nhấn tra cứu.
Hệ thống sẽ trả về kết quả mã số BHXH của người tham gia cùng các thông tin liên quan như họ tên, giới tính, ngày sinh,..
